Садржај

• Кораци
• Савети
• Упозорења

Финализирање пословне е-поште може бити најтежи дио због сумње о томе што написати. Тачно је да постоји неколико начина да се то постигне, али текст може зависити од више фактора. Ниво блискости с особом, сврха поруке и је ли ваш е-маил дио секвенце неке су од тачака које треба узети у обзир. Имајући то на уму, покушајте зацртати исход поруке коју пишете. Не заборавите да затворите одговарајућим поздравом и својим потписом.

Кораци

Део 1 од 3: Писање завршних запажања

1. 

   Разговарајте о циљу е-поште. Постоји пуно разлога за писање пословног е-маила. Препознавање главног циља помоћи ће вам да одредите најбољи закључак за садржај који треба послати.
   • У случају да подносите захтев, добро би било завршити нечим попут "Хвала вам на расположивости" или "Хвала на пажњи".
   • Ако одговарате на захтев за информацијама или подршком, можете написати „Надам се да сам помогао!“ или „Ако вам требају додатне информације, слободно се јавите“.
   • Да бисте поставили састанак лицем у лице, реците нешто попут "Видимо се ускоро!".

2. 

   
   
   Користите одговарајућу нијансу. Размислите о нивоу блискости с особом и сврхом поруке. Е-маил менаџеру или важном клијенту требао би имати формалнији осећај него ако пишете поруку колеги с којим имате блискију везу.
   • Требате заказати састанак са клијентом? Погледајте овај пример да бисте довршили е-пошту: "Радујем се нашем састанку 24. Ако имате било каквих питања, молимо контактирајте 555-555-5555".
   • С друге стране, ако планирате да се састанете са сарадником, можете да одговорите на неформалнији начин, попут: „Означено! Видимо се сутра! :) ”.

3. 

   
   
   Не укључују затварање ако је ваша е-пошта део ланца. Ако је то први е-маил у низу размењених порука или ако је реч о веома важној поруци е-поште, можда је најбоља идеја да се заврши захвалом или „позивом на акцију“. Имајте на уму да је разборито задржати краткоћу у пословним е-маиловима. Ако је ваша порука део секвенце, не укључујејте ништа осим основних информација.
   • Након неколико размењених порука о услузи, да ли треба да завршите ствар е-поштом шефу? Једноставно реци: „У реду, схватам. До краја петка поподне достављам. Марцос ".

Део 2 од 3: Избор претплате

1. 

   
   
   Изаберите поздрав који следи истим тоном као и остатак поруке. За формалнији е-маил, идеал је завршити са „Срдачан поздрав“ или „Срдачно“. Неформалнији могу донети лакши закључни поздрав, попут "Загрљаја" или "Видимо се касније".
   • Према ономе што је особа написала у претходним мејловима, можете се огледати да бисте поставили исти тон својим порукама. Да ли увек завршава е-пошту рекавши „Срдачан поздрав“? Напишите нешто на истом нивоу.

2. 

   Довршите е-пошту на основу вашег циља. Баш као посљедњи одломак или реченица самог садржаја, и поштивање мора слиједити исту линију. Ако упућујете захтев или изражавате захвалност због нечега, затворите га с „Хвала пуно“ или „Хвала на пажњи“.

3. 

   Избегавајте показивање наклоности. Ако нисте близу примаоца, избегавајте употребу сленг-а или сентименталних речи. Генерално, „пољупце“ и „са љубављу“ треба избегавати у пословним имејловима.

4. 

   Избегавајте поздраве у серијским порукама. Ако је ваша адреса е-поште део ланца или ако покушавате брзо да комуницирате, изоставите поздраве.
   • Ако не желите да престанете са потписивањем, након што напишете кратак текст, једноставно унесите своје име.

Део 3 од 3: Потписивање е-поште

1. 

   Укључите своје основне податке. Количина података која ће се уметнути у претплату зависиће од ваше везе са примаоцем и учесталости с којом дописујете.
   • Када некоме први пут шаљете е-пошту, ваш потпис мора поред вашег имена и презимена садржати и место које држите, компанију и телефонски број.
   • Што се тиче порука које размењујемо са колегама са којима стално комуницирате, ваше име је више него довољно.

2. 

   Креирајте једноставан потпис. Избегавајте да свој потпис напуните непотребним текстом и сликама. Ухватите фразе, графику и многе везе треба изоставити.

3. 

   Креирајте аутоматски потпис. Да бисте избегли да пишете исте податке сваки пут када морате да пошаљете важну поруку е-поште, креирајте потпис да аутоматски додате своје податке на крају поруке.
   • Неки програми, попут Оутлоока, омогућавају кориснику да створи више потписа. На тај начин можете одабрати ону која највише одговара поруци коју пишете.

Савети

• Ваш потпис треба да изгледа овако:
  • Срдачан поздрав,
  • Јоана Диас, аналитичар тржишта
  • МегаЦорп
  • 214-444-1234
• У услугама е-поште као што је Оутлоок можете аутоматски додати потпис, само да правилно конфигуришете апликацију.

Упозорења

• Замолите некога да прегледа оно што сте написали. Колико год добар био ваш португалски, увек је добро имати други сет очију да бисте обавили преглед.
• Пре слања поруке прегледајте и унесите одговарајуће измене. Пажљиво анализирајте граматику и правопис и исправите евентуалне написане грешке. Будите јасни у тексту, избегавајући нејасне поруке које могу довести до погрешног тумачења.
• Провера правописа није глупа, јер може заменити реч другом правописном тачном, али ван контекста. Промјена „недавно“ у „огорчење“, на примјер, потпуно мијења контекст. Ваше знање је најбоље средство.