Садржај

• Кораци
• Савети
• Упозорења

Нитко не воли непристојност, а примање непристојног е-маила на послу је врло тешка ситуација. Чак и ако желите одговорити на изазов у ​​истој валути, важно је задржати професионални став. Пре него што разговарате са особом - путем е-маила или лично - дубоко удахните и размислите о томе шта желите да кажете.

Кораци

Део 1 од 3: Разумевање намера пошиљатеља

1. 

   Примјетите да ли је вриједно губити вријеме и енергију. Можда ћете бити у искушењу да одговорите истим тоном дрскости, али покушајте да се смирите радећи неке вежбе дубоког дисања. Чак и ако се осећате увређено, не дозволите особи да диктира тон ваше вибрације и осећаја.
   • Усредсредите се на праву ствар.
   • Размислите: „Шта ћу постићи са овим? Шта ће се догодити ако се суочим са овом особом? Шта ће се догодити ако не учиним ништа? ".

2. 

   
   
   Избегавајте "нагађања". Свака особа комуницира на различит начин, а писање уопште није својствен таленту. Оно што једна особа верује да је професионална комуникација, може изгледати непристојно другој. Не претпостављајте да је пошиљалац е-поште замишљен да буде непристојан бесплатно.
   • Различити језици или регионализми могу узроковати проблеме у комуникацији.
   • Када неко користи сарказам или хумор у е-поруци, прималац може да разуме колико је оштар.

3. 

   
   
   Одговорите на е-пошту. Пошаљите поруку тражећи више информација наводећи тачку која је створила сумњу. Оно што се понекад може догодити је само недостатак у начину на који се особа изражава, као у е-поруци „Надам се да ћете наћи времена да данас завршите своје извештаје“.
   • За ову врсту поруке можете да одговорите: „Сви моји извештаји су спремни, осим оне који има рок за сутра. Требају ли вам неке информације за данас? “.
   • Не тражите објашњења о садржају е-поште. Не питајте, на пример, "Шта сте под тим мислили?" или "Шта ми покушаваш рећи?"

4. 

   
   
   Причај са особом. Разговор са пошиљатељем је најбољи начин да се схвати садржај написаног. Идите до стола свог колеге или назовите његов додатак да бисте разумели садржај е-поште и разјаснили проблем.
   • Реците, „Имам идеју везану за пројекат и мислим да је боље да је лично представим. Имате ли минут?".
   • Или, „е-маилом сте ми створили утисак да прикупљам извештај, али колико знам рок је следеће недеље. Да ли грешим са датумима? “.

Део 2 од 3: Одговор на е-пошту

1. 

   Не одговарајте ако није строго потребно. Понекад је игнорисање најбоља ствар. Ако је то неважна адреса е-поште или она која нема утицаја на ваш рад, само је пустите.
   • Неки воле ући у навике других. За е-поруке попут „Одлично је дуже време за ручак од свих осталих“ или „Сви знају да ваши састанци не трају цело поподне“, игноришите то без кривице. Све док је ваш шеф свестан истине, најбоље је учинити да се не држите без проблема на радном месту.

2. 

   Придржавајте се професионалног става. Ако постоји потреба за одговором, будите професионални, чак и ако друга страна није била. Прочитајте своју поруку наглас пре него што кликнете на слање да бисте били сигурни да је пишете професионалним, а не безобразним или емотивним тоном.
   • Избегавајте да будете преоштри како не бисте звучали непристојно.

3. 

   Одвојите време за писање. Ваш одговор треба да преноси смиреност и професионализам, тако да не журите. Ако вам је потребно да читав дан у миру пишете текст, то је у реду.
   • Након писања, оставите поруку око сат времена.
   • Емоције могу да омете овај задатак. Ако сте у жару узбуђења, оставите поруку е-поште и потражите нешто друго док се не смирите.
   • Да бисте избегли ризик да случајно пошаљете поруку, упишите адресу примаоца само када сте сигурни да је време за слање.

4. 

   Будите објективни. Не оправдавајте се корак по корак и не покушавајте да се одбраните. Напишите кратак е-маил фокусиран на радна питања.
   • Одаберите одређену тему.

5. 

   Држите се чињеница. Један од начина да се гарантује професионалност поруке јесте да се разговара само о садржајима везаним за посао, као што су предметни пројекат, рокови, потребни подаци и други захтеви.
   • Ако особа у поруци наплаћује позицију у извештају, реците „Хвала што сте пратили пројекат. Јутрос сам добио нове податке и ажурирам информације. Ажурирана датотека ће бити спремна у касно поподне “.
   • Ово понашање задржава фокус на раду и напретку пројекта, уместо на његову реакцију на непристојног колегу.

6. 

   Препустите се емоцијама. Колико год примамљиво да реагује дефанзивно или истим безобразним тоном, такав ће став само погоршати ситуацију. Демонстрирајте супериорност тако што ћете бити пристојни.
   • Не оптужујте особу да је непријатна.
   • Не показујте своје емоције док пишете е-пошту.
   • Пре него што кликнете за слање, проверите да ли вам се чини да сте у одбрани у неком тренутку.

Део 3 од 3: Тражење подршке

1. 

   Одсудите личне нападе и бахатост. Ако адреса е-поште садржи личне нападе или претње, пријавите је свом шефу или одељењу за људске ресурсе компаније. Обавезно затражите да се инцидент документује и да се спроведе истрага.
   • Ако је садржај поруке створио непријатељску атмосферу у окружењу, пријавите ситуацију.

2. 

   Направите појаву ако грубост постане узнемиравање. Направите историју свих ситуација у којима се инцидент догодио да бисте оставили образац понашања регистрованог колеге. Ако проблем утиче на ваш посао, разговарајте са надређеним. Испишите све поруке е-поште које ћете користити као доказ.
   • Придржавајте се канцеларијске политике пре него што пријавите проблем. На пример, ваш шеф и узнемиравач могу бити пријатељи. У том случају, најбоље је проблем директно пренијети на ХР.

3. 

   Разговарајте с ХР ако је непристојни емаил послао ваш шеф. Најбоље је разговарати са генералним супервизором или одељењем за људске ресурсе ако је поруку послао ваш непосредни надређени. Пре извештавања будите спремни за могуће последице. У зависности од садржаја поруке, можда ћете морати да попуните документ, будете позвани да присуствујете састанку посредовања ради решавања сукоба или да будете премештени у друго одељење.
   • Ако се проблем настави, пријављивање ХР-у је једини начин да се проблем реши. Оставите све адресе е-поште регистроване.

Савети

• Ако пошиљалац већ има историју слања непристојних порука, покушајте да објективно одговорите.
• Да бисте избегли неку љутњу, упишите свој испис у поруку без адресе примаоца или у уређивачу текста.
• Комуникација путем е-поште није тако једноставна као што звучи. Није увек могуће пренијети праву емоцију или намеру писаним речима.
• Један од начина за обрачун са колегом који често пише непристојне поруке е-поште је копирање шефа приликом одговарања на поруке.
• Предложите семинар о етикету у компанији. Ако нико изнутра није у стању да предаје овај курс, предлажите да неко извана дође да тренира тим.

Упозорења

• Неки су попут темпиране бомбе која може експлодирати у било којем тренутку, а одговарање на е-пошту у нарави може бити окидач за ту експлозију. Одржавајте уљудност и професионализам, а ако ситуација доведе до тачке да изазове страх или напетост, разговарајте са шефом или одељењем за људске ресурсе.
• Било која врста повреда, узнемиравање, клевета, расизам или преступ може бити предмет правних поступака. Е-пошта је правно прихваћен документ који може предузеће довести до парнице, а пошиљалац може бити упозорен или бити отпуштен. Разговарајте са својим надређеним, представником компаније или чак адвокатом како бисте сазнали о одговарајућим радњама у тим околностима.