Садржај

• Кораци

Сви знамо да је важно бити организован на послу; без обзира на то, ово је бескрајна битка за многе људе. Веровали или не, остати организован није толико застрашујући задатак колико звучи. Неке брзе промене у навикама и текућа решења могу вам олакшати овај процес него што мислите.

Кораци

Метод 1 од 4: Управљање простором и временом

1. 

   Надгледајте своје активности. Неколико дана бележите неколико својих активности у дневник. То ће вам помоћи да тачно видите шта радите, а да то ни сами не схватате, и стећи ћете почетни осећај својих организационих и продуктивних пропуста. Поред тога, ову вежбу треба да изводите имајући у виду свеукупне циљеве. Кроз дневник активности моћи ћете да видите који задаци могу да вам троше време, а који могу да допринесу вашим циљевима.

2. 

   
   
   Одредите своје распореде високе продуктивности. Неки људи су продуктивни ујутро, док други мрзе идеју да устану рано. Можда већ имате осећај за делове дана који вас чине продуктивнијим. Без обзира на ваше жеље - ноћи, јутра, време ручка или непосредно пре или после „шпице“ - искористите ове периоде да бисте максимизирали своју продуктивност.

3. 

   
   
   Дајте приоритет своје задатке. Сви знамо да су неки задаци важнији од других; међутим, не дајемо им увек одговарајући приоритет. Развити, на пример, систем који класификује задатке путем подсетника који укључују марке као што су заставе или звезде искрено и флексибилно. Држите ове подсетнике у близини рачунара или стола, било виртуелне или физичке. Посветите више свог времена и енергије ставкама са највишим приоритетом на листи. Примери могу да укључују задатке са кратким роковима, попут ствари које морате да доставите до краја дана или следећег дана. Такође можете дати приоритет одговорима купцима, шефовима или другима који су одговорни за генерисане трошкове. А ако нисте сигурни колико је задатак осетљив или важан, увек је добра идеја да га питате.

4. 

   
   
   Одмах извршите брзе задатке. Не морају сви задаци имати приоритете и распоредити их за одређено време.Планирање или распоређивање неких од њих може потрајати толико времена колико и њихово довршавање. Ако јесте, и можете одмах обавити ове задатке, уживајте! Суочавање са овим препрекама на овај начин такође ће вам помоћи да избегнете одуговлачење.

5. 

   Управљајте нередом и радним материјалима. Наши столови се лако пребацују са сцена нереда на сцене уништавања достојне филмова - што отежава организацију. Неки људи раде чак и под строгим правилима чишћења. Иако нису неопходни, предузмите неке кораке за чишћење радне станице.
   • Наставите са поруџбином. Баците смеће и систематски архивирајте потребне материјале. Чистите неред кад год је то могуће: током пауза или између задатака.
   • Одмах очистите прљавштину коју створите. Дакле, нећете морати да бринете о чишћењу касније. Штавише, ово ће спречити да тренутни поремећај остане на вашем столу у будућности.
   • Нека вам потрепштине буду надохват руке. Очигледно није све око вас знак нереда. Доступност алата које користите штеди ваше време и добро користи ваш драгоцени простор.

6. 

   Закажите време за активности и састанке. Неки људи заказују само састанке, али не праве спискове потребних активности. Заказивање најважнијих задатака, као и састанака, може бити корисно. Такође можете „груписати“ одређене задатке. На пример: закажите састанке само уторком и четвртком. Такође задржите слободно време у календару да бисте одвојили креативно време за себе или за смештај неочекиваних догађаја.
   • Користите дневни ред и календар. Ови алати могу бити папирни или виртуелни, у облику апликација као што су иЦалендар и Гоогле Нов.
   • Одвојите своје активности у категорије. Категоризацијом или раздвајањем активности по боји можете добити брзе визуелне подсетнике на оно што је важно. Ове категорије могу да укључују, на пример: преписку, пројекте, догађаје, састанке, дискусије, па чак и паузе или времена за физичке вежбе.
   • Оптимизујте своју технологију. Виртуелни календари и платформе е-поште, као што је Оутлоок, могу да комбинују ваше листе обавеза, ваше контакте и адресе. Ово не само да чини све ефикаснијим, већ и оптимизује ваш процес размишљања.
   • Кад год је то могуће, делегирајте задатке. С обзиром на интензитет дневног рада, лако је заборавити да не морате све радити сами. Пренесите задатке помоћнику или, ако сте посебно заокупљени пословима, замолите колегу да вам учини услугу и помогне око одређених задатака. Можете их наградити када је све мирније.

Метод 2 од 4: Систематска брига о вашој е-пошти

1. 

   Проверите е-пошту у заказано време. Не морају се сви држати свог поштанског сандучета, јер многе примљене поруке нису толико хитне. Ако радите на локацији која не захтева тренутни одговор на е-пошту, проверите пријемно сандуче у заказано време - отприлике три или четири пута дневно.

2. 

   Архивирајте имејлове. Искористите мапе и налепнице, уместо да дозволите да се поруке гомилају у вашем сандучету. Оутлоок има директоријуме и подмапе, док Гмаил има ознаке и неколико засебних пријемних сандучића. На пример, ако сте новинар, ваше фасцикле могу се звати „Тренутни извештаји“, „Будући извештаји“, „Стари извештаји“, „Интервјуи и извори“ и „Приче и идеје“.
   • Избриши и архивирај. Архивирајте стару и важну пошту, а остатак избришите. У горњем примеру, фасцикла „Стари извештаји“ служи као датотека новинара. Када почнете да бришете старе поруке е-поште, изненадићете се колико ставки иде у отпад и колико је ставки ускладиштено. Неки људи такође воле да им поштанско сандуче буде празно - не остављајући нити једну поруку непрочитаном (или не остављајући ниједну поруку у пријемном сандучету). Поред коришћења директоријума и налепница, поље можете испразнити помоћу функције „Архивирање“, брисањем старих е-адреса током пауза на послу или помоћу апликација за организовање налога.

3. 

   Кад год је то најефикасније, користите друге облике комуникације. Понекад једноставан телефонски позив може решити проблем који захтева размену десет е-адреса. Ако је тако, позовите особу! Ако знате да ће размена е-поште створити дискусију или укључивати много порука, можда је најбоље да разговарате телефоном. На тај начин ћете моћи да примате више детаља, истовремено избегавајући дугу и дуготрајну расправу путем електронских порука. Можете чак и да пошаљете имејл колеги и кажете нешто попут "Имам пуно питања за вас на ову тему. Можда бисмо требали да разговарамо. Могу ли да вас позовем за пет минута?"

4. 

   Ограничите прекиде. Иако су стратешке паузе корисне, прекиди током радног времена нису. Могу вас успорити, сломити темпо посла и изгубити начин размишљања. Зато покушајте да користите посебне писане и гласовне поруке када знате да сте презаузети. Ови алати се не морају користити само када нисте у канцеларији; могу се користити када сте заокупљени задацима. Многи људи такође користе политику „отворених врата“ - али не морате стално да остављате собу отворену. Можете чак оставити пријатељску поруку на вратима, говорећи нешто попут „Усред сам позива“ или „Заузет сам. Вратите се касније или пошаљите е-пошту“.

5. 

   Користите услуге „облака“. Услуга у облаку (позната и као „рачунарство у облаку“) може се размотрити, јер је јефтинија, скалабилна, ефикасна и лако се ажурира. Садржај који ови облаци чине доступним може бити посебно користан, јер му можете приступити на различитим уређајима: рачунарима, таблетима, паметним телефонима итд. Складиштење у облаку такође служи као примарни или секундарни начин прављења дигиталних резервних копија. Посаветујте се са особом одговорном за ИТ или софтвер на вашем радном месту. Можда већ имате количину слободног простора у облацима (или га чак можете купити за мале годишње накнаде).

6. 

   Користите Интернет фаворите. Најбољи прегледачи омогућавају обележавање - када сачувате и организујете адресе е-поште које често посећујете ради лаког и брзог приступа. Искористите их, како не бисте заборавили на важне веб локације које садрже вести или информације из индустрије.

Метод 3 од 4: Искористити време

1. 

   Избегавајте истовремено вежбање више задатака. С тим у вези, већина стручњака има слична мишљења. Иако се на ТВ-у може чинити брзим и хладним, истовремено вежбање неколико задатака („мултитаскинг“ или „мултитаскинг“) није ефикасно и може угрозити вашу организациону ефикасност. Изаберите да посветите потпуну пажњу једном задатку; завршите га и пређите на следећу ставку на листи.

2. 

   Направите распоред или календар за себе. Срећом, већина послова не захтева да посебно планирате све своје дане. Међутим, вођење основног распореда најзанимљивијих догађаја и најважнијих догађаја и задатака дана може бити корисно.
   • Поставите временска ограничења за одређене активности. Неки задаци не захтевају ова ограничења, али други морају имати временске параметре како бисте побољшали своју продуктивност. Размислите о свакодневним активностима које обично трају дуже него обично - и дајте им одређене рокове у будућности.
   • Одвојите додатно време за друге активности. Неке активности - као што сте можда научили из искуства - на крају захтевају више времена него што се очекивало; међутим, ово није нужно лоше. Одвојите, на пример, додатно време пре и после за обављање ових врста задатака (а посебно за важне догађаје и састанке).

3. 

   Користите штоперицу, физичку штоперицу или аларм. Ови алати могу бити ефикасни када се користе штедљиво. Неки воле да поставе аларме 10, 15 или 30 минута унапред, како би добијали унапред упозорења и припремали се за активност. Такође можете да користите подсетнике.

4. 

   Избегавајте одлагање активности. Запитајте се да ли је ово одлагање апсолутно неопходно или је само пример одуговлачења. Ако мислите да одуговлачите, немојте одлагати задатак - завршите га одједном! Међутим, када је одлагање неке активности неизбежно, запамтите тачку у којој сте је прекинули и подесите друго одређено време да је завршите. Друга опција је стварање плана за ванредне ситуације. На пример: ако морате да откажете састанак лицем у лице, можда ћете моћи да упутите позив (путем звука и / или видеа) са том особом.

Метод 4 од 4: Брига о вашем физичком и менталном здрављу

1. 

   Паузе. Важно је имати менталне паузе како бисте остали здрави и продуктивни. На послу смо толико уроњени да понекад не правимо паузе - толико неопходне. Ове паузе дају нам одмор који нам је потребан и побољшавају нашу продуктивност, али такође нам омогућавају да се повучемо уназад и запитамо се да ли своје време користимо што ефикасније.

2. 

   Спавај боље. Ако не спавамо добро, сутрадан можемо бити запањени, уморни или безвољни, што може угрозити ефикасност и наше планове на послу. Планирајте одмор од најмање седам или осам сати непрекидно ноћу.

3. 

   Не упоређујте се са својим сарадницима. Посао већине ових људи разликује се од нашег и сви имају различите методе организације. Метода која има смисла и која је ефикасна за некога кога познајете можда није најбоља за вашу рутину и обрнуто.

4. 

   Прихватите да је организација трајни процес. Не очекујте да ћете бити савршени. Организација је континуирана и захтева сталну пажњу. Нећете бити савршено организовани сваки дан; међутим, мало наруџбе може вас учинити много ефикаснијим.