Садржај

• Кораци
• Савети
• Упозорења

Свака истакнута канцеларија тражи љубазно лице за интеракцију са јавношћу. Иако су изврсне вештине комуникације путем телефона и е-поште важне рецепционарима, рецепционар разликује комуникацију лицем у лице од представника службе за кориснике. Обично, када особа (продавац, предузетник, члан заједнице) уђе у радно окружење, прво што ће видети је рецепционар - а први утисак је увек важан.

Кораци

Метод 1 од 2: Неговање правих вештина

1. 

   Постигните организационе вештине на високом нивоу. Рецепционари су људи који представљају лице компаније - с њима купац први пут разговара и они су ти који служе колегама којима су потребне информације и планирање. Поред одговарања на позиве и усмеравања посетилаца, они обично имају посла са купцима, организују догађаје, заказују састанке итд. Уз све ове одговорности, рецепционари заиста морају да буду организовани док раде више задатака одједном. Особа неће издржати дуго као рецепционар ако не може да се носи са више ствари одједном, рукујући се свиме уредно.
   • Одличан начин да останете организовани је улагање у систем евиденције који одговара вама. Важно је знати које улоге и информације могу бити потребне вашем шефу, колегама и купцима. Све ове информације чувајте у одвојеним фасциклама - било електронским или физичким. Организујте свој систем архивирања на начин који одговара вама - ако захтевају лепљиве неонске ноте залепљене за све, нека тако и буде.
   • Бити организован такође значи бити самомотивисан - не требају вам други да вам стално показују шта треба да радите. Ако сте организовани, знаћете које задатке требате свакодневно обављати и који су вам приоритети.
   • Имајте при руци бројеве телефона (вишеструке и вишеструке). На пример, знајте број колега, запослених, извођача, продаваца, бројеве за хитне случајеве итд. Сви ће вам требати у неком тренутку ваше каријере. Нека бројеви буду организовани према дневном реду или у одговарајућем рачунарском програму.

2. 

   
   
   Имати мало знања о технологији. Најважнији део са којим рецепционар мора да ради је телефон - и сва повезана дугмад и одвојене линије. Такође су потребне рачунарске вештине - већина рецепционера треба да зна како да ефикасно користи е-пошту и како се рукује процесорима текста. Такође је корисно знати како направити прорачунске табеле и користити било који програм специфичан за ову индустрију.
   • Имајте на уму да ако су копирни уређаји, скенери или штампачи близу вашег стола, вероватно ћете морати да користите такву опрему (и да помогнете колегама који имају проблема са њом). Једном када упознате врсте машина које се користе у канцеларији, разоткријте све њихове главне функције и пронађите начине да решите уобичајене проблеме које имају.

3. 

   
   
   Будите поуздани. Рецепционар има задатак да се у сваком тренутку брине о свом столу. Компанија одражава лошу слику ако се нико не јави на телефон или ако дугачак ред људи жели да им се помогне. Постати поуздан је приоритет! Ако ваш шеф зна да сте поуздани и увек вољни да помогнете, ваше присуство ће постати неопходно.

4. 

   
   
   Хаве греат вештине слушаоца. Сваки рецепционар мора знати како да слуша људе, било да слуша некога телефоном, било да слуша питање, или да прима информације од претпостављених. Ако будете у стању да добро слушате, постаћете ефикаснији. Моћи ћете брже да решите проблеме када брзо схватите шта особа тражи. Моћи ћете брзо да повежете купце са радницима који су вам потребни.

5. 

   Узми све у обзир. Ако вам шеф затражи да нешто урадите, запишите детаље. Ако купац позове, запишите његове податке (име, контакт, шта жели итд.). Биљешке су одличне за одржавање организованости и памћење свих ситница које се појаве током дана. Белешке држите у бележници и носите их са собом увек. Изненадићете се колико могу бити корисни, посебно када покушавате да се сетите шта је желела особа која вас је звала пре пет сати.
   • Напишите поруке детаљно и поново их прочитајте. Овде је најважније: када записујете жеље купца, поновите поруку и контакт податке како бисте били сигурни да су у праву пре него што прекинете везу. На овај начин можете проследити тачне информације.

6. 

   Уљудно се одговорите на телефон уобичајеним поздравом, попут „Добро јутро. Хвала вам што сте позвали нашу компанију. Моје име је _____, како могу да усмерим ваш позив? “. Увек се јављајте на телефон током првог или другог звона. Није добра идеја да људи чекају дуже од једног минута (дуже је него што мислите).
   • Пажљиво слушајте име особе коју контакт захтева. Поновите ако је потребно. Мобилни телефони обично изобличавају звукове. Унесите име особе којој ћете упутити позив ако вам се чини да је изговор неразумљив.
   • Усмерите позив љубазно стандардном фразом, као што је: „Г. Жоао, тренутак, молим те ”. Или, ако је појединац заузет: „Извините, господин Јоао је тренутно заузет. Да ли желите да сачекате на линији или желите да оставите гласовну поруку? “. Уљудно се захвалите и усмерите свој позив према захтеву.

7. 

   Захвалите се доставном тиму са истим образовањем и професионалношћу као и увек. Можда ћете морати да се претплатите на неке испоруке. Имајте читљив потпис. Доставни тим ће можда морати да зна где да остави поруџбине. За таква питања контактирајте одговарајуће запослене.

8. 

   Имајте посла са купцима који у ваше пословање улазе ефикасно и уљудно. Након што посетиоци утврде ко су и кога траже, контактирајте појединца и обавестите га ко говори. Стандардна одговарајућа фраза је: „Г. Јоао, господин Маурицио из Емпреса КСИЗ је овде за састанак у 2 сата ”. Увек представите име и презиме особе и компанију коју заступа. Корисно је питати да ли особа има састанак са господином Јоаоом. Можете рећи посетиоцу: „Мр. Јоао ће вам се обратити за тренутак “, или„ Господин Јоао је рекао да завршава састанак и контактираће вас за пет минута. Можете седети ако желите. Хвала".

Метод 2 од 2: Остати представљив

1. 

   Имајте позитиван став. Као што је горе поменуто, рецепционари су заштитно лице компаније - они су прва особа с којом купци долазе у контакт и они су ти који одговарају на питања људи који не могу доћи у канцеларију. Нико не жели да нађе рецепционара тужног израза и мрзовољног става. Не заборавите да будете стрпљиви са изазовним купцима, чак и ако вам иду на живце.
   • Чак и кад упознајете изазовног купца, не заборавите да сте неко снажан и срећан. Реците себи да купац делује фрустрирано. Све док се потрудите да га прилагодите, нећете бити криви за његов бес. Боље је бити особа која држи главу на месту, него она која експлодира и на крају изгледа као неко безобразан и зао.

2. 

   Припремите поздрав. Увек је важно да своје купце поздравите пријатељски. Чак и ако се једноставно вратите на оно што сте радили пре испуњења, важно је поздравити купца како би се осећао препознатљивим. Знаће да може рачунати на вашу помоћ.
   • Неки комплименти су: „Здраво! Добродошли у (Име предузећа) “, или„ Добро јутро! Ако можете да седнете, разговараћемо за тренутак! “.

3. 

   Будите љубазни. Поштовати. Третирајте сваког клијента као да је он најважнија особа која је тог дана ушла у канцеларију. Ово је ваш посао - никога није брига за чињеницу да сте данас запели у саобраћају, због уништења потпуно нове ташне или због губитка омиљеног ЦД-а. Оставите лична питања код куће (чак и ако не поштујете особу која вам је дала поруку или начин на који говоре, претварајте се). Генерално, нека особа буде потпуно опуштена и радо разговара с вама.

4. 

   Обуците се да бисте импресионирали. Представљате предузеће - па ћете морати да прилагодите хаубу. Уложите у неформалну пословну одећу. Ако сте рецепционар неке посебне врсте продавнице (као што је продавница одеће), било би корисно размислити о куповини неког дела од локалног становништва и коришћењу. Имајте тенденцију да будете конзервативни, осим ако не радите на месту где се мода, ново и другачије вреднују као атрибути.
   • Уверите се да предузеће има одређени кодекс облачења. Ваше предузеће може прихватити лежерну одећу. Међутим, имајте на уму да се никада не бисте требали претерано лежерно облачити (џемпери би могли бити разлог вашег избацивања са посла).
5. Останите уредни.

Савети

• Држите личне проблеме ван свог подручја - то укључује позиве и е-пошту са мобилних телефона. Обавештајна одељења могу и провераваће активности вашег рачунара.
• Будите љубазни према администраторима. Погледајте да ли им можете помоћи у додатним задацима током њиховог слободног времена.
• Запамтите ко потписује вашу плату и стално је поштује.
• Нађите некога ко може да се брине о вашем столу током пауза у купатилу, за састанке, за празнике, за ручкове итд. На овај начин можете спречити нервозне људе да чекају ваш повратак.
• Питајте колеге да ли им нешто треба. Боље стећи пријатеље који помажу него жалити се и стварати непријатеље.
• Руковање преписком обично је део посла рецепције. Откријте где свако одлази, ко ће их довести (и када ће доћи) првог дана.
• Увек будите спремни да научите нови задатак или свакодневни задатак. Свестраност много помаже.
• Напишите поруке у дупликат књиге и дајте копију особи која ће је примити. Или користите дневник, који је лакши за консултовање, посебно за памћење имена или броја.

Упозорења

• Никада немојте рећи „Не радим КСИЗ“. Добићете отказ пре него што кажете „З“.
• Не "претварај се" да си цоол. Људи могу да виде лаж. Уместо тога, будите искрено заинтересовани, пристојни и с поштовањем. Ако то не можете, немојте радити као рецепционар. Срушићете репутацију ваше компаније. Пронађите посао где се можете клонити јавности.
• Никада се не свађајте са купцем или посетиоцем. Упути их надзорнику.