Садржај

• фазе
• Први део Почните писмо
• Део 2 Напишите тело писма
• Део 3 Завршите писмо
• Део 4 Допуњавање писма

У овом чланку: Покрените слово Смањите тело писма. Допуните слово. Пронађите слово14

Да ли треба да напишете комерцијално писмо? Уопштено, ова писма следе добро познату и лако применљиву структуру која се прилагођава разним садржајима. Пословно писмо мора увек бити датирано. Поред тога, требало би да садржи неколико одломака и информација о пошиљатељу и примаоцу. Напишите своје и извршите потребне промене, ако је потребно, у складу са стандардима које је поставила ваша компанија.

фазе

Први део Почните писмо

1. 
   

   
   Упознајте се са изгледом. Без обзира на садржај вашег писма, морате применити одређена правила презентације. Комерцијална слова морају бити откуцана. Користите уобичајени фонт као што је „Ариал“ или „Тимес Нев Роман“. Ако је могуће, одлучите се за подстављене одломке, што је еквивалентно почетку сваког новог параграфа двапут притиском на тастер. улазак и не упуштајте се.
   • Оставите маргину од 2,5 цм на све четири стране.
   • Дигитално пословно писмо мора бити састављено користећи заједнички фонт. У професионалној поруци е-поште избегавајте употребу словног или е боје друге боје осим црне и беле.

2. 
   

   
   Изаберите одговарајући папир. Е мора бити одштампан на листу величине А4. Ако живите у Сједињеним Државама, користите папир величине 216 мм 279 мм или 8,5 "× 11". Неки велики уговори могу се штампати на листовима легалне величине (216 мм × 356 мм).
   • Ако штампате писмо да бисте га послали, размислите о коришћењу папира са главом компаније. Ово ће вашем писму дати званичан додир јер ће читалац видети логотип и контакт информације ваше компаније.

3. 
   

   
   
   
   Унесите податке о компанији. Унесите име и адресу компаније, а сваку ставку адресе упишите у посебан редак. Ако радите у своје име, додајте своје име уместо имена компаније или изнад.
   • Ако ваша компанија има заглавље спремно за употребу, можете га користити уместо да сами куцате податке.
   • Ако сами унесете адресу, оправдајте је лево или десно при врху странице, у зависности од ваших преференција или упутстава компаније.
   • Ако писмо пошаљете у иностранство, име земље напишите великим словима.

4. 
   

   
   Наведите датум. За више строгости напишите цео датум. На пример: „1. априла 2012“. У писму представљеном на француском језику место и датум требали би се појавити у горњем десном углу странице.
   • Ако је писање вашег писма трајало неколико дана, наведите датум када сте писмо завршили.

5. 
   

   
   
   
   Додајте информације о примаоцу. Унесите пуно име примаоца, наслов ако је применљиво, име и адресу предузећа. Ове информације морају се појавити овим редоследом, са сваком ставком у посебном реду. Ако је применљиво, унесите референтни број. У писму представљеном Французима информације о примаоцу морају бити на десној страни, неколико редова испод датума.
   • Да бисте директно добили одговор, пожељно је да писмо упутите одређеној особи. Испитајте мало ако занемарите име примаоца. Контактирајте компанију да бисте сазнали име и назив дотичне особе.

6. 
   

   
   Одаберите образац за позив. Ова формула служи да изрази ваше поштовање према примаоцу. Бираћете своју формулу у зависности од тога да ли познајете свог комшију или не. Такође ћете размотрити степен познавања или формализма вашег односа. Испитајте опције на следећој листи.
   • Употријебите израз "Коме право:" само ако не знате тачно коме се обратити у свом писму.
   • Ако је ваш однос са примаоцем површан, најбоље је да употребите „Господине“ или „Госпођо“, да избегнете необично.
   • Можете навести и име примаоца, на пример: "Господине директоре".
   • Ако примаоца врло добро познајете и ако су ваши извештаји познати, можете користити личнију формулу, попут „Моја драга Сузанне“.
   • Ако сумњате у пол приматеља, користите формулу: "Даме, господо".
   • Не заборавите да након позива или формуле дебелог црева ставите зарез (:) после израза „Коме је тачно“.

Део 2 Напишите тело писма

1. 
   

   
   Усвојите одговарајући тон. Према добро познатој изреци, време је новац и већина привредника мрзи да троши своје време. Стога би ваше писмо требало бити написано кратким и прецизним тоном. Олакшајте читање тако што ћете ићи равно до точке и започети сажетим одломком.На пример, увек можете започети реченицом попут: "Пишем о ...".
   • Избегавајте цветне прелазе, помпозне речи или дуге вијугаве реченице. Уместо тога, тражите најосновније што је могуће брже и јасније.
   • Усвојите убедљив стил. Највјероватније, ваш циљ је увјерити свог читатеља да нешто учини, промијени мишљење, исправи проблем, плати рачун или предузме мјере. Дакле, изнесите своје становиште са уверењем.

2. 
   

   
   Користите личне заменице Потпуно је тачно да се у комерцијалном писму користе личне замјенице ја, нас и ви. Када је реч о себи, користите лично заимање ја. Користићете лични изговор, ви да разговарамо о примаоцу.
   • Будите пажљиви када пишете писмо у име организације. Ако изнесете гледиште компаније, морате да користите лично заимање нас. Тако ће читалац знати да се ради о становишту компаније. Ако изразите своје мишљење, користите ја .

3. 
   

   
   Будите јасни и сажети. Обавестите свог читатеља тачно о теми вашег говора, јер ће вам он брзо одговорити само ако је ваше писмо чисто попут воде стене. Нарочито морате недвосмислено навести да ли желите да вам прималац нешто пружи или да делује у одређеном правцу. Објасните свој положај што је могуће краће.

4. 
   

   
   Користите активни глас. Када описујете ситуацију или када постављате захтев, обавезно користите активни глас, а не пасивни глас. Ризик да будете двосмислен или безличан, ако се изрази пасивним гласом. Поред тога, активни глас је једноставнији и иде директно до тачке. Ево два примера.
   • Пасиван начин: "Наочаре за сунце нису дизајниране или произведене с обзиром на снагу. "
   • Активни начин: "Ваша компанија дизајнира и производи сунчане наочаре не обраћајући пажњу на њихову снагу. "

5. 
   

   
   Будите опуштени ако је потребно. Људи пишу писма другим људима. Избегавајте стандардна слова колико год је то могуће, јер нећете моћи да успоставите везу са неким слањем стереотипног писма. Међутим, избегавајте колоквијалне или сленгонске изразе, попут "мора се рећи", јер "мора се признати" или "новац" за "новац". Држите се професионалног стила, али сусретљиви и љубазни.
   • Ако приматеља врло добро познајете, могуће је да укључите љубазну формулу за изражавање поздрава.
   • Користите здрав разум да бисте одредили аспекте своје личности које ћете открити. Понекад мало хумора заиста олакшава пословни однос, али будите опрезни пре него што испричате анегдоту.

6. 
   

   
   Будите љубазни. Морате бити, чак и ако пишете жалбу или писмо жалбе. Испитајте положај приматеља и понудите му, угодним и пријатним тоном, да у разумним границама ради оно што можете.
   • На пример, безобразна притужба могла би да се напише на следећи начин: „Мислим да су вам сунчане наочаре толико лоше да сам одлучио да више не купујем. С друге стране, љубазна тврдња би изгледала овако: "Разочарана сам твојим сунчаним наочарима и одлучила сам да се у будућности залихам са другим добављачима. "

7. 
   

   
   Користите а друга страница у заглављу за додатне странице. Већина пословних писама мора бити довољно сажета да стане на једну страницу. Али ако је ваше писмо дуже, попут уговора или правних закључака, можда ће вам требати додатне странице. Користите а друга страница заглавље, направљено од истог папира као и прва страница, али обично са скраћеном адресом.
   • На другу страну напишите број странице и на следеће странице при врху странице. Такође можете да наведете име примаоца и датум.

8. 
   

   
   Везати све. У последњем пасусу сажмите тачке које сте адресирали у телу писма и јасно наведите свој план деловања или шта очекујете од примаоца. Предложите да вас контактира ако имате било каква питања или недоумице да се изјасни. Захваљујте примаоцу на пажњи коју је он пружио писму или питању које разматрате.

Део 3 Завршите писмо

1. 
   

   
   Одаберите образац љубазности. Закључно, као и у обрасцима жалбе, треба показати поштовање и формализам. Можете да изаберете, а да не ризикујете да ћете преварити себе, формулу попут: „молим вас верујте (господине) у знак мог уваженог поштовања“ или „молим вас да изразите (господине) израз својих преданих осећања. Слично томе, ако се ради о е-пошти, размислите о употреби израза попут "срдачно", "с поштовањем" или "искрено", који су мање формални, али прихватљиви.

2. 
   

   
   Потпишите писмо. Скочите око четири реда пре него што потписете свој потпис. Испишите писмо пре него што га потпишете. Боље је користити плаву или црну мастилу. Ако писмо пошаљете е-поштом, скенирајте свој потпис и ставите слику у одговарајући део писма.
   • Ако писмо потпишете у име друге особе, напишите "п. стр. : »Пре вашег потписа. Ово је скраћеница израза "проки", што значи "уместо" или "у име".

3. 
   

   
   Упишите своје име и податке за контакт Под својим потписом унесите своје име, наслов, телефонски број, адресу е-поште или друге одговарајуће контакт информације. Сваку ставку напишите на независној линији.

4. 
   

   
   Додајте иницијале дактилографкиње. Ако је писмо укуцао неко други осим аутора, можете додати иницијале те особе испод јастука за потпис. Понекад неке компаније траже да укључе иницијале аутора писма како би лакше пронашли људе који су учествовали у развоју писма.
   • Ако пронађете само иницијале дактилографкиње, напишите их малим словима, на пример: мј.
   • Ако уврстите ауторе, употребите велика слова, задржавајући почетне знакове писацице малим словима, на пример: РВ: мј. Могуће је одвојити два иницијала косом цртама, на пример: МВ / мј.

5. 
   

   
   Наведите прилоге. Ако сте у писму додали делове, напишите природу тих делова, неколико редова испод својих координата, наводећи број и врсту делова. На пример, напишите: "Прилози (2): образац, брошура".
   • Такође можете да скратите израз „прилози“ тако што ћете написати „П. ј“.

6. 
   

   
   Унесите имена прималаца. Ако копију писма пошаљете другој особи, морате је споменути у писму тако што ћете испод црте „Прилози“ написати скраћеницу „цц“, а потом име и назив особе. Ова скраћеница значи „љубазна копија“. То је такође скраћеница израза „истинска копија“ када су слова штампана карбонским папиром.
   • На пример, напишите: "цц: Марие Мартин, директор маркетинга".
   • Ако додате више од једног имена, друго име подесите под прво, али без „цц:“

Део 4 Допуњавање писма

1. 
   

   
   Исправите писмо. Изглед је кључни елемент који одражава вашу професионалност. Али, морате исправити своје грешке како бисте показали примаоцу да сте способни и одговорни. Покрените правописну проверу софтвера за е-обраду, али такође пажљиво прочитајте писмо пре него што га пошаљете.
   • Проверите да ли је писмо јасно и сажето. Постоје ли одломци који садрже више од три или четири реченице? Ако је то случај, покушајте уклонити непотребне реченице.
   • Ако је писмо изузетно важно, размислите да замолите некога од пријатеља или колеге да га прочита за вас. Понекад нови изглед може уочити грешке или грешке које можда не примећујете.

2. 
   

   
   Не грешите своје писмо. Ако имате више страница, немојте их спајати. Ако желите да ваше странице буду у реду, можете их приложити горњим левим копчом за папир.

3. 
   

   
   Пошаљите писмо. Ако писмо шаљете поштом, користите коверту комерцијалне величине. Ако је могуће, узмите коверат са логотипом компаније. Правилно забележите адресу пошиљаоца и примаоца. Слово преклопите на пола, тако да прималац прво отклони горњи поклопац, а затим доњи. Обавезно набавите довољно свог писма пре него што га пошаљете.
   • Ако сматрате да вам је писање неуредно и не одражава вашу професионалну компетенцију, унесите адресе помоћу софтвера за обраду е-поште и исписујте их на коверти помоћу вашег штампача.
   • Ако је писмо изузетно важно или хитно, размислите о томе да га достави сервис.
   • Ако га желите послати е-поштом, претворите га у "ХТМЛ" или ПДФ формат да бисте наставили форматирати. Међутим, најбоље је послати писмо штампано на папиру.