Садржај

• фазе
• Део 1 Поштујте формат препорученог писма
• Део 2 Напишите нацрт писма
• Део 3 Попуните препоручно писмо

У овом чланку: Поштујте формат препорученог писма. Напишите нацрт писма. Попуните препоручно писмо19 Референце

Ако сте на високом положају у послу, школи или непрофитној организацији, од вас ће се можда затражити да неком напишете препоручено писмо. Људи их често требају када се пријаве за посао или када желе да упишу одређене универзитете. Писмо препоруке требало би да буде формално и у формату и у тону и да описује позитивне карактеристике и вештине које кандидат може донети на радно место.

фазе

Део 1 Поштујте формат препорученог писма

1. Упишите писмо софтвером за обраду е. Иако би могло изгледати личније написати га ручно, писање путем е-третмана је професионалније. Утипкано писмо ће се такође лакше читати.
   • Користите софтвер за е-обраду, а не основни софтвер који сте добили уз рачунар. Основни софтвер обично нема опције које ће вам требати за писмо.
   • Ако вас кандидат обавести да писмо треба послати, увек га можете откуцати у посебан документ и приложити у ПДФ уз свој потпис, уместо да га само унесете у тело те особе.

2. 
   

   
   Пронађите предложак професионалног писма. Софтвер за е-обраду често долази са предлошцима који вам омогућавају да лако обликујете писмо. Шаблон професионалног писма често укључује маргине на унапред дефинисаној ширини, тако да то не морате ручно да радите.
   • Већина апликација за е-обраду има неколико врста модела. Изаберите формалност уместо модела који је превише неформалан или личан.
   • Користите стандардни читљиви фонт попут Тимес Нев Роман-а или Хелветица.
   • Опћенито, морате оставити два пресјека редака између одломака без параграфа у тијелу писма. Ако одлучите да ставите параграф испред својих одломака, није потребно да између сваког одељка остављате два ретка.

3. 
   

   
   
   
   Унесите имена и адресе. У горњем десном углу прве странице писма откуцаћете своје име и адресу. Наставите са именом и адресом примаоца на левој страни странице.
   • Требали бисте да наведете и друге начине контакта са вама, као што су ваш телефонски број или адреса.
   • Ако имате образац који садржи ваше контакт податке, обично није потребно да уносите своје име и адресу други пут. Ако не, мораћете да их напишете на писму.
   • Након адресе, на линији ћете забележити датум. Овисно о моделу који користите, може бити и линија за тему. У том случају можете једноставно написати "Препоручено писмо за", праћено именом кандидата.
   • У већини случајева писмо морате упутити одређеној особи. Међутим, ако ће га прочитати група људи, можете је једноставно обратити „комисији за запошљавање“ или „комисији за пријем“. Разговарајте с кандидатом за одабир праве формуле.

4. 
   

   
   
   
   Употријебите заглавље ако имате. Ако ваш послодавац има писмо или ако имате особље, ваше писмо ће изгледати професионалније. У сваком случају, проверите да ли имате квалитетан папир за штампање писма.
   • Представљање писма говори много о вама, али и о кандидату. Из тог разлога, желите да изгледа што формалније и професионалније.
   • Бели машински папир ће успети. Избегавајте лоше фотокопирање папира. Наћи ћете квалитетан папир у већини продавница уредског материјала и великих супермаркета.

5. 
   

   
   Креирајте обрис писма. Уопште, требало би да почнете тако што организујете мисли са кандидатом пре него што седнете и почнете да пишете. Размислите о квалитетама које желите да укључите и изаберите оне најбоље за своје писмо.
   • Запамтите да писмо обично не би требало да прелази једну страницу. Писма са препоруком за универзитете могу да попуне две странице.
   • Ово вам даје довољно простора за три кратка одломка у тексту писма. Пошто је простор ограничен, мораћете ефикасно да пишете тако да свака реч буде важна.
   • Требали бисте разговарати с кандидатом док радите на нацрту писма. Сазнајте о његовом / њеном раду или о академском путу за који се пријављује, као и о особинама и вештинама које особа која чита писмо жели.

Део 2 Напишите нацрт писма

1. 
   

   
   Представите се и представите кандидата. Писмо ће почети са изразом "драга (или) драга", после чега ће уследити име особе која ће га примити. Затим ће следећи ред садржавати ваше име, име кандидата и разлог писма.
   • Објасните свој однос са кандидатом и покажите колико дуго се познајете. Ако имате неку квалификацију која вашу препоруку чини занимљивијом, требало би је споменути.
   • Потврдите детаље релевантне за апликацију. Ако сте му били надзорник на послу, могли бисте навести име компаније у којој сте обоје радили, као и ваше позиције (ако је корисно), трајање вашег запослења у компанији и трајање вашег рада сарадња.
   • На пример, могли бисте написати: „Зовем се Јеан Дупонт и супервизор сам у фабрици Буттон. Пишем вам моју препоруку за Роберта Дупреа коју сам имао под својим надзором у фабрици Буттон последњих пет година. "

2. 
   

   
   Спомените најмање три изузетне вјештине. Одмах након увода, требало би да додате реченицу која садржи вештине или квалитете о којима ћете детаљније расправљати у тексту писма.
   • Врста вјештина и квалитета које укључујете овисит ће о вашем односу с кандидатом и сврси вашег писма. Лична препоручна писма треба да се фокусирају само на особине карактера, док препоручна писма за посао треба да одражавају кандидатове вештине које га чине посебно погодним за тражено место.
   • Академска референтна слова су хибрид између две претходне врсте. Поред вештина које савршени кандидат чине одређени степен, можете да укључите и позитивне особине попут интелигенције или радознале природе.
   • Ово би требало да закључи ваш последњи пасус. Само направите листу вештина или квалитета, јер ћете им се обратити у следећем пасусу. На пример, могли бисте написати: „По мом искуству, Роберт Дупре има енергију и организационе и комуникационе вештине потребне да постане драгоцено средство у вашој компанији. "

3. 
   

   
   Наведи примере. У другом пасусу препорученог писма детаљније ћете разговарати о вештинама или квалитетима које сте споменули у уводу.
   • Запамтите, немате много простора и не желите да писмо постане предуго. Из тог разлога би било боље да нађете конкретан пример који показује најмање две, у најбољем случају три, квалитете и вештине поменуте у уводу.
   • Конкретно запажање кандидата у време када је користио вештине или квалитете о којима говорите најефикаснији је начин да докаже шта говорите.
   • На пример, могли бисте да напишете: „Роберт Дупре ми је показао да може радити неколико ствари одједном и обавити неколико операција дугмета истовремено. Једног дана добровољно се укључио у додатни посао када је очекивао да ће производња успорити због неколико болесних запослених. Често је прихватао додатне одговорности и радио прековремено, одржавајући активну улогу у својој породици и заједници. "

4. 
   

   
   Напишите закључни одломак. У трећем пасусу (крајњи одломак), завршите на позитивној ноти резимирањем и понављањем квалитета и вештина које сте истакли у тексту писма. Такође реците да верујете да је кандидат добро прилагођен послу или програму за који се пријављује.
   • Овај параграф не сме бити већи од две или три реченице. Напишите реченицу која сажима тело писма и препоручује кандидата. Такође можете укључити реченицу у вези са примером из другог параграфа и вашим радом у будућности.
   • На пример, могли бисте написати: „И данас оцењујем рад других запослених, упоређујући га са радом Роберта Дупреа. Захваљујући својој енергији, организацији и својим вештинама, он би био изванредно богатство за вашу компанију. "

5. 
   

   
   Будите отворени за питања. У последњој реченици писма морате навести начин да вас контактирамо ако прималац вашег писма има питања или воли да разговара о информацијама које сте укључили.
   • Дајте му начин да вас директно контактира, а да не спомињемо доба дана и дане који вам нису доступни.
   • На пример, могли бисте написати: "Ако имате питања или желите да разговарате о Робертовом искуству, не оклевајте да ме контактирате на 05-55-55-55-55. О овом питању сам углавном доступан од понедељка до петка од 8 до 18 сати "

Део 3 Попуните препоручно писмо

1. 
   

   
   Исправите грешке пажљиво. Писмо са граматичким или интерпункцијским грешкама неће истакнути кандидата, а да не спомињемо себе. У зависности од врсте посла или дипломе на коју се пријављује, писмо пуно грешака може нанети више штете него користи.
   • Софтвер за лечење обично треба да садржи алатку за проверу правописа, али на њу се не бисте требали потпуно ослонити.
   • Испишите грубу скицу писма да бисте је пажљиво прочитали.Читајући је од краја, наићи ћете на грешке које сте можда пропустили да је прочитате од почетка.
   • Можете је такође прочитати наглас. Ово ће вам помоћи да пронађете граматичке грешке док идентификујете чудне структуре реченица које могу бити двосмислене или тешко читљиве. Ако се суочите са нечим док читате наглас, размислите о томе да је поправите како бисте олакшали читање.

2. 
   

   
   Потпишите писмо. Писмо би требало да се заврши поздравном формулом која је „Искрено“, након чега следи ваш потпис. Затим морате да унесете цело име пре потписивања. Под своје име можете додати и контакт податке, али то није обавезно.
   • Након што сте исправили писмо и уверили се да не садржи грешке, можете да одштампате копију на својој писмохрани или машинском папиру.
   • Потпишите писмо плавом или црном мастилом.
   • Сачувајте копију писма у својој архиви и дајте га кандидату да га чува у свом. Ако писмо напишете као надзорник кандидата, можда ћете морати да чувате копију у архивима компаније.

3. 
   

   
   Пошаљите писмо. Питајте кандидата како писмо треба послати примаоцу и следите његова упутства. Ако морате да је пошаљете, копију можете послати и поштом.
   • Нарочито ако пишете писмо академске препоруке или за професионалну потврду, ово ће можда бити потребно.
   • У неким случајевима можете га једноставно дати кандидату који ће га проследити примаоцу, али у другим ћете га морати директно послати примаоцу и он не сме проћи кроз руке кандидата.
   • У сваком случају, увек је боље да га сами пошаљете примаоцу, а не да га дајете кандидату. На овај начин, прималац може бити сигуран да кандидат није променио садржај.
   • Питајте о року. Не желите да писмо закасни и да кандидат буде дисквалификован. То би могло негативно утицати на њега или спречити га да добије позицију за коју се пријавио.

упозорења

• Останите позитивни и избјегавајте спомињати слабости или потешкоће кандидата.
• Ако не мислите да можете наћи довољно добрих поена за писање о кандидату, требало би да одбијете да напишете препоручено писмо.
• Имајте на уму да ризикујете сопствену репутацију пишући писмо препоруке. Избегавајте то ако нисте сигурни у способност кандидата да успе на позицији за коју се пријавио.
• Не спомињте свој пол, порекло, старост, инвалидност или друге детаље свог становишта или културе. То су ствари које прималац писма не би требало да размотри приликом одлучивања да ли ће ангажовати или прихватити кандидата.