Садржај

• фазе
• 1. део Организујте се у времену и простору
• Део 2 Управљање е-поштом
• Део 3 Управљање временом
• Део 4 Одржавање физичког и менталног здравља

У овом чланку: Организовање времена и простора Управљање е-поштом Управљање временом Одржавање физичког и менталног здравља15 Референце

Организовање је квалитет који траже регрут, јер је једно од најбољих средстава за обезбеђивање квалитетног рада. Многи запослени се ипак суочавају са организационим потешкоћама различитог степена.Ако сте и ви део тога, знајте да постоје једноставна и ефикасна решења. викиХов вам даје неколико савета како олакшати ваш професионални живот бољом организацијом.

фазе

1. део Организујте се у времену и простору

1. 
   

   
   Снимите своје активности у новинама. Одвојите недељу да процените све своје активности док пролазите. Ова типична недеља омогућиће вам преглед ваших дневних задатака. Моћи ћете их класификовати према времену које им је потребно и циљевима који ће вам омогућити да постигнете.

2. 
   

   
   Одредите максимуме продуктивности. Неки људи су активнији током јутра, док су други ефикаснији након ручка. Шта год да је најбоље време за вас, искористите га за обављање најважнијих и најсложенијих задатака.

3. 
   

   
   Поставите приоритете својим задацима. Искористите навику да водите дневник у папирном или дигиталном облику. Пре него што одете ноћу или стижете ујутро, обележите најважније активности: извештај који треба да се састави у кратком времену, припрема састанка ... То ће вам омогућити да дате време и енергију потребну за сваки задатак, а да вас не расипате. Ипак, останите довољно флексибилни да бисте укључили нове захтеве у случају промене околности. Ако нисте сигурни у релативну важност задатка, питајте свог сарадника или супервизора за детаље.

4. 
   

   
   
   
   Брзо отпремите мале задатке. Приоритизирање не значи одуговлачење! Другим речима, ако имате неважне, али лако оствариве задатке, немојте их одлагати преко ноћи. Водите рачуна о овим малим активностима што је брже могуће како бисте се могли фокусирати на најважније ствари.

5. 
   

   
   Организујте свој радни простор. Без обзира да ли имате малу канцеларију или праву просторију, ваш простор мора бити погодан за ефикасан рад! Неуредан радни простор може да изазове стрес и ограничи вашу продуктивност. Не ради се о томе да постанеш тоалетни манијак! Само морате искористити навику поспремања вашег стола.
   • Чувајте свој радни простор. Ослободите се свих датотека и смећа који смећу вашу канцеларију. Супротно томе, пажљиво рангирајте важне делове. Чувајте и очистите свој радни простор чим имате могућности: током периода активности, током паузе, између два задатка ...
   • Чисте док идете. На тај начин избјегавате накупљање папира или остатака хране на свом столу.
   • Имајте ствари надохват руке: телефон, оловка, папирнати подметач ... Организирајте свој радни простор како би био што функционалнији.

6. 
   

   
   
   
   Планирајте дан. Да бисте се ефикасно организовали, морате да закажете своје обвезе, али и све друге професионалне задатке, попут читања е-поште, писања извештаја ... На пример, можете да проведете један или два дана седмичних обавеза ви и остатак недеље до својих других задатака. Не покушавајте да попуните празне периоде по сваку цену. Искористите прилику да се опустите или размислите о мање непосредним проблемима. Ови периоди ниске активности такође могу предвидјети очекивано.
   • Користите календар или календар. Можете одабрати дневни ред на папиру, електронски календар или апликације попут календар или Гоогле Нов.
   • Категоришите своје активности. На пример, можете их класификовати по врсти (пројекат, догађај, састанак, пауза ...) или према редоследу важности. Изаберите систем који вам омогућава да на први поглед видите своје главне активности.
   • Оптимизирајте употребу дигиталних алата. На пример, изгледи може се користити као адресар, календар или листа активности које треба обавити. Употребом истог алата за планирање професионалног живота добијате на ефикасности.
   • Ако је могуће, делегирајте неки свој посао. Може бити тешко учитати помоћника са задатцима који су вам додељени или затражити помоћ колеге. Међутим, ово вам омогућава да се поново фокусирате на активности које можете да обављате и да оптимизирате своје управљање временом.

Део 2 Управљање е-поштом

1. 
   

   
   Ако је могуће, закажите читање е-поште. Неки ће постови можда требати сталну везу са вашим с. Ако то није ваш случај, не читајте е-пошту до заказаног времена у току дана.

2. 
   

   
   Поредај своје маилове. Означите важне разговоре и класифицирајте е-пошту према њиховој намјени, пошиљаоцу ... Користите функције које нуди изгледи (мапе и подмапе) или гмаил (налепнице).
   • Обришите с док су обрађени. Архивирајте важне разговоре и е-поруке које су вам можда потребне. Имати празну кутију, коју смо прочитали и обрадили, на крају дана може бити олакшање. Ако то донесете као правило, пазите да не пожурите са обрадом е-порука.

3. 
   

   
   Оптимизирајте средства комуникације. Било да сте међу колегама или са партнерима, не ограничавајте се на разговор путем е-маила. Инстант разговор или једноставно телефон су пожељна решења за њихову брзину и људски контакт. Могу вам уштедети драгоцено време и уштедјети вас стрес чекања на ваш одговор. Поред тога, лакше је разменити информације у нитима усменог разговора него писмено.

4. 
   

   
   Ограничите неблаговремене прекиде у раду. Важно је направити паузе током дана. С друге стране, прекидајући вас усред задатка да се јавите на телефон или колега који пролази поред вашег стола поквари ваш радни распоред и изгуби време. Без потпуно изолирања, не устручавајте се затворити врата или оставити телефон на секретарици. Када је ваш задатак довршен, одговорите на различите захтеве. Уз то, немојте правити апсолутно правило уз ризик да ћете изгледати асоцијално или неприступачно!

5. 
   

   
   Користите цлоуд цомпутинг. Ова технологија омогућава складиштење великих количина информација преко удаљеног сервера. Стога је јефтин и побољшава доступност података. Дакле, можете радити са било којег уређаја под условом да он има приступ интернету. цлоуд цомпутинг може да побољша квалитет вашег рада и управљања временом јер вам омогућава бржи и ефикаснији рад. Ова услуга је обично доступна као претплата коју плаћа компанија. Не устручавајте се предложити употребу ове технологије за своју услугу.

6. 
   

   
   Користите функције које нуде претраживачи. Можда већ имате навику да лично снимате и рангирате сајтове у својим фаворитима. Не устручавајте се да то учините у канцеларији, нарочито ако имате свој рачунар. На пример, корпоративне партнерске веб локације или опште информације су извори којима требате брз приступ.

Део 3 Управљање временом

1. 
   

   
   Не покушавајте да радите више од једног задатка. У свету у коме доминирају информационе и комуникационе технологије, очекује се да ће запослени увек бити на располагању и истовремено одговарати на све захтеве. Сви стручњаци желе да кажу да је овај феномен multitasking води, супротно изгледима, до губитка времена и квалитета рада. Кад је наш мозак засићен информацијама, нема времена да све анализира. Стога, обављање више задатака истовремено повећава стрес и смањује способност анализе и концентрације. Има смисла да се решава један проблем одједном.

2. 
   

   
   Креирајте свој властити распоред. Поред постављања одређеног дневног реда (састанак, догађај, састанак ...), добро је имати општи распоред свог дана. То ће вам омогућити да предвидите врхове активности и периоде одмора.
   • Неке активности, попут размишљања о пројекту или проучавања досијеа клијента, захтевају концентрацију и анализу. Да бисте побољшали ефикасност, планирајте одређено време које ћете потрошити на ову врсту активности. Ако премештате датотеке или пројекте, ваш интелектуални капацитет може опадати, што вас чини мање ефикаснима. Слично томе, заморнији задаци попут читања поште или извештаја морају бити временски ограничени. У супротном, можете осјетити досаду и одгодити или одгодити активности.
   • Омогућите додатно време за неке активности. Заиста, састанци или састанци могу трајати дуже него што се очекује. На основу вашег искуства, у свој распоред уврстите временски распон који је већи од најављеног трајања догађаја.

3. 
   

   
   Можете користити аларм. Може вас подсетити на догађај, сигнализирати крај одвојеног времена за завршетак задатка или вам једноставно дати ритам рада. Међутим, избегавајте да вам звони неочекивано, јер то може довести до стреса, а да не будете ефикаснији.

4. 
   

   
   Не извршавајте своје задатке без ваљаног разлога. Леннуи, умор, жеља да напусте канцеларију раније ... све су лоши разлози за одлагање активности. Одлагање рока је стварно губљење времена и ефикасности. Међутим, морате остати флексибилни. Ако се догоди неочекивани догађај (ласт минуте састанак, ревизија датотеке хитне помоћи ...), имајте на уму шта треба да урадите и наставите са активностима касније. Такође можете да поставите алтернативно решење. На пример, ако не можете да идете на састанак, покушајте да поставите конференцијски позив.

Део 4 Одржавање физичког и менталног здравља

1. 
   

   
   Направите паузе. Као што је споменуто у чланку, неопходно је планирати периоде физичког и интелектуалног одмора. Заиста, одмори у поподневним сатима да радимо оно што нисмо имали времена да радимо ујутро бескорисно је. Пауза вам омогућава да направите корак уназад, цените обављени посао и размените са колегама. Поред тога, помаже у бољој организацији и побољшању продуктивности. Ако сте преоптерећени послом, унесите период паузе у свој календар да га не заборавите. Ако је потребно, планирајте аларм.

2. 
   

   
   Довољно спавај. Предности спавања су увек препознате. Ипак многи радници не спавају довољно. Успоставите рутину за спавање од седам до осам сати.

3. 
   

   
   Не упоређујте се са колегама. Свако има одређену улогу коју другачије схвата. Ефикасна метода организације колега не мора нужно бити за вас. Можете да разговарате о најбољим праксама, али морате пронаћи сопствени систем.

4. 
   

   
   Организовање је дуготрајан процес. Ваш распоред ће бити успостављен док радите у компанији. Не покушавајте да следите своју агенду по сваку цену и будите флексибилни. Започните са општом организацијом (уредан уред, расподјела времена између посла и одмора ...), а затим га постепено усавршите.