Садржај

• Кораци
• Савети
• Упозорења

Управо сте изабрани или постављени за секретара одбора којем припадате. Честитам! Да ли знате како да снимите, припремите и представите записнике? Није важно да ли следите законодавну библију Ажурирана правила наруџбине Роберта или писање записника у мање формалним условима, ево важних метода које треба следити.

Кораци

Део 1 од 4: Претходна припрема

1. 

   Упознајте правила састанка ваше организације. Ако се од секретара очекује да састави службени записник, питајте да ли се група придржава Робертових правила или неког другог службеног водича. У неформалнијим окружењима питајте шта треба укључити у записник или како ће се користити.
   • Не морате се упознати са комплетним ажурираним правилима налога, али прибављање копије или позајмљивање може бити корисно за одговарање на одређена питања.
   • Знајте и своју улогу. Секретари неких записника не присуствују састанку, док други узимају записнике и доприносе дискусији. Без обзира на случај, секретар не би требало да буде неко са неком другом важном улогом, попут фацилитатора или председника.

2. 

   
   
   Прво припремите модел. Записници са сваког састанка понављају неке информације, тако да ће образац створити доследан формат за лако коришћење. Укључите барем простор за следеће информације:
   • Назив организације.
   • Тип састанка: да ли је то редовни, недељни или годишњи састанак, мањи састанак одбора или састанак посебне намене?
   • Датум, време и место. Оставите простор за време почетка и завршетка (планирано и одложено).
   • Име председавајућег или вође састанка и секретара (или заменика).
   • Списак „поклона“ и „одсутних“. Имајте на уму да ли је присутан кворум (довољно људи да гласа).
   • Простор за ваш потпис. Као особа одговорна за записник, увек ћете потписати свој рад, а можда ће бити потребан додатни потпис након одобрења записника, у зависности од политике ваше организације.
   • Дневни ред, ако је такав дат. Ако председавајући или фацилитатор састанка није затражио од вас да израдите дневни ред, требало би да му буде на располагању један који ће вам помоћи да организујете белешке о састанку.

3. 

   
   
   Понесите свеску или свеску са собом. Изаберите нешто што вам одговара. Ако ћете често писати записнике, одвојите свеску у ту сврху или направите фасциклу на рачунару.
   • Ако сте на претходном састанку направили записник, а они још увек нису поднети на одобрење, поведите их са собом.
   • Иако вам диктафон може помоћи да преписујете минуте касније, он није замена за бележење. Ако ћете снимати састанак, погледајте да ли се сви присутни слажу и не препустите се искушењу да га препишете реч по реч.
   • Стенографско учење ће убрзати процес вођења бележака, али није неопходно да будете у могућности да запишете сваку реч да бисте произвели минуте. У ствари, требало би да избегавате то да радите.
   • Ако се током састанка затражи да јавно правите белешке, користите пројектор или штафелај за презентацију и однесите их кући кући без замућења, тако да можете да их користите за унос записника.

2. део од 4: Прављење белешки о састанку

1. 

   
   
   Поделите списак присутних. Кад су сви присутни, поделите папир (или више за веће састанке) са простором да свака особа напише своје име и контакт податке. Ову листу можете користити након састанка да попуните одељак са поклонима на вашем моделу или да је приложите комплетном записнику.
   • Ако не знате много присутних, скицирајте табелу места и попуните је, тражећи да се свако представи. Нека вам буде при руци када правите белешке, тако да можете по потреби звати људе, као што ће бити објашњено у наставку.

2. 

   Попуните што више свог шаблона. Док чекате да састанак започне, запишите назив организације, датум и место састанка и врсту (нпр. Недељно, састанак посебног одбора итд.). Када почне, забележите време почетка.
   • Ако немате образац, забележите те податке на врх белешки.
   • Ако је састанак сазван са посебном наменом или у посебно време, сачувајте белешку која је послата да би се обавестили чланови и приложите је записницима након што сте их преписали.

3. 

   Запишите резултат првог покрета. Већина формалних састанака започиње предлогом за усвајање дневног реда, па ће овај корак користити овај поступак као пример. Ако састанак започне другачијим предлогом, запишите све релевантне информације:
   • Предлог се обично пише почевши са „Предлажем“. Обично „предлажем усвајање овог дневног реда“.
   • Име предлагача (особа која је предложила предлог).
   • Резултат гласања. Ако је позитиван, напишите „предлог прихваћен“. У супротном, напишите „захтев одбијен“.
   • Можете затражити да се дужи предлози пошаљу у писаној форми ако нисте у могућности да их правилно запишете. Ако је овај проблем чест, питајте између састанака да ли се ова политика може службено служити за предлоге са више од одређеног броја речи.
   • Ако сте саставили дневни ред, можете бити предлагач тог захтева и секретар записника. Нема проблема у регистрацији сопствених радњи, све док остајете објективни.

4. 

   Запишите све друге покрете који се појаве током састанка. Слушајте пажљиво све расправе, међутим, осим ако није другачије назначено, немојте их снимати. Када се поднесе нови предлог, запишите релевантне информације.
   • Имајте на уму да сваки предлог мора садржати тачне речи, име предлагача и резултат гласања.
   • Неке поднеске треба подржати пре него што наставите са гласањем. Ако неко каже „Подржавам предлог“ или нешто слично, запишите име те особе као подршку.
   • Ако не знате име предлагача или желите да се предлог понови, љубазно прекините састанак да бисте питали. Исправно записивање података довољно је важно да би се оправдао мали прекид.
   • Ако предлог добије амандман, само промените речи захтева у својим белешкама. Није неопходно напоменути да је дошло до амандмана, осим ако није контроверзан и не изазива много расправа.

5. 

   Слушајте извештаје и набавите њихове копије. Кад год се гласно прочита извештај, вест или слично, забележите име документа и ко га чита или пододбор који га је саставио. Ако покрет следи читање, снимите га као и било који други.
   • Практичније је добити копију на крају састанка. Направите белешку да бисте касније затражили копију од читаоца или вође састанка и приложите је у преписани записник.
   • Ако нема доступних копија, забележите где се чува оригинални документ. Можда ћете морати да затражите ове информације након састанка.
   • Ако члан изнесе усмени извештај уместо да прочита документ, напишите кратак и објективан резиме извештаја без детаљног упућивања или дословног цитирања говорника.

6. 

   Снимите предузете или означене радње. То укључује проверу задатака додељених на последњем састанку и нове акције. Да ли је неко остао да напише писмо? Запишите име особе и упутства.
   • У зависности од формалности састанка, многе од ових радњи могу потпасти под класификацију „захтева“. На мање формалним састанцима можда ће бити потребно држати уши отворене и за мање јасно организоване одлуке.
   • Укратко наведите образложење одлуке која је дата.

7. 

   Снимите све тачке реда и одлуке. Кад год се уложи приговор на поступак, запишите потпун приговор и његову основу, као и целокупну одлуку коју је донео председник.
   • Укључите све референце на Робертов правилник о редоследу, организационе политике или протокол компаније.

8. 

   Запишите резимее дискусија само ако се то затражи. Званично, записник бележи шта је било Готово, не оно што је било рекаоМеђутим, испуните све специфичне захтеве које вам организација упути.
   • Када снимате дискусије, будите што објективнији. Укључите одређене тачке, а не мишљења, и смањите употребу придева и прилога. Ваш циљ је да пишете суво, чињенично и заморно!
   • Не дајте имена људима током резимеа дискусије. Посебно је важно да то не чините у жестоким расправама које би вас могле увредити.

9. 

   Крајеве завежите на крају састанка. Запишите време када се завршило и не заборавите да добијете копије извештаја или подсетите некога да вам их пошаље.
   • Погледајте своје белешке да бисте видели да ли нешто недостаје или треба појашњење. Ако требате некога нешто питати, учините то пре него што особа оде.

Део 3 од 4: Транскрипција записника

1. 

   Започните овај процес што пре можете. Најбоље је преписати службени записник одмах након састанка, када ће вам догађаји још увек бити свежи у глави.

2. 

   Користите рачунар за унос белешки за састанак. Можда сте то већ урадили ако сте користили свеску. Сачувајте белешке и започните нови документ за записник, тако да можете упоредити две ствари упоредо.

3. 

   Форматирајте белешке у организоване пасусе. Сваки нови предлог, одлука или налог за наредбу морају бити у свом параграфу. Када их форматирате, уверите се да:
   • Користили сте тачан правопис и граматику. Ако је потребно, користите проверу правописа.
   • У целом тексту користио је исто време. Користите савршено прошло време или садашње време, али их не мењајте у истом документу.
   • Било је што је могуће објективније. Ваше мишљење не би требало да се појављује у записнику, јер желите створити објективан запис који сви могу да користе.
   • Користио је једноставан и тачан језик. Било који нејасан језик мора бити замењен прецизним речима, а украшени описи морају бити уклоњени.
   • Обухватао је само предузете радње, не и дискусије. Ако се од вас не затражи да запишете дискусије, фокусирајте се на оно што је било Готово, не оно што је било рекао.
   • Странице је нумерисао ради лакшег сналажења.

4. 

   Поделите нацрт записника члановима. Пошаљите копију сваком користећи контакт податке на листи за присуство. Ако немате ове информације, вођа састанка би могао да вас контактира.

5. 

   Прибавите одобрење записника. Од вас ће можда бити затражено да га прочитате наглас на следећем састанку и пошаљете на одобрење. Ако је предлог усвојен, запишите га.
   • Ако се записник исправи пре него што је прихваћен, унесите измене у документ и на крају назначите да је записник исправљен без описивања одређених исправки.
   • Ако је поднесен предлог за исправљање записника након што су одобрени, укључите тачне речи тог предлога у релевантни записник и да ли је одобрен или не.

4. део од 4: Коришћење шаблона записника са састанка

1. 

   Идите на локацију предлошка састанка. Ови унапред направљени предлошци уштедеће време за организовање минута и помоћи у спречавању грешака.

2. 

   Проведите време гледајући сваку локацију. Користите њихове функције претраживања и прођите кроз опције да бисте пронашли ону најбољу за себе.
   • Ако вам је потребан одређени модел, као што је општи или стандардни, претражите веб локације за своје специфичне потребе и преузмите моделе кликом на одговарајућа дугмад. Сачувајте их на локацији коју ћете лако пронаћи како их не бисте изгубили.

3. 

   Отворите датотеку. Након преузимања, распакујте га и отворите у програму Мицрософт Ворд или Екцел. Да бисте побољшали квалитет и једноставност употребе, користите најновију верзију Мицрософт Ворд-а, јер ће њено ажурирање олакшати ствари и омогућити вам да искористите нове функције.

4. 

   У заглавље додајте логотип компаније и ауторска права. Избришите узорак логотипа, али не без претходног читања услова коришћења од којих сте добили модел. На крају, нема потребе за правним проблемима, зар не?

5. 

   Промените наслов. У подручју наслова означите речи „Састанак / Група“ и напишите наслов записника.

6. 

   Промените тему (опционално). Да бисте свој минутни модел учинили лепшим и професионалнијим, размислите о промени боја или одабиру готове теме. Лако је: пронађите картицу „Изглед странице“ и следите је до одељка „Боје и теме“. Тамо можете прилагодити изглед свог модела и чак га прилагодити бојама логотипа ваше компаније.

7. 

   Именујте одељке шаблона. У моделу би требало да постоји неколико имена поља. Можда ће вам требати више или мање или вам се ипак не свиђа како су одељци именовани. Прилагодите их тако да задовоље ваше потребе за састанком.

8. 

   Сачувајте шаблон у бележницу да бисте га могли водити на састанке и почети правити записнике. Ако наставите да користите Мицрософт Оффице, ствари ће бити брзе и једноставне, а састанак можете пратити још организованије и тачније него раније. Можете и да одштампате шаблон да бисте га записали ручно, али задржите висину поља како бисте могли да унесете онолико података колико вам је потребно.

9. 

   Прегледајте свој модел. Честитам! Образац записника са састанка је завршен. Очекује се да ће ваша продуктивност и тачност током састанака порасти експоненцијално, сада када имате модел који ће вас водити и организовати ваше мисли. Као и код било ког другог пројекта, прегледајте детаље да бисте видели да ли нешто недостаје или збуњује. Једном када се уверите да је све у реду, завршићете свој модел и биће спремни за следеће састанке.

Савети

• Унесите записник одмах по завршетку састанака, јер је најбоље да их водите док су догађаји још увек на уму. Такође је важно да учесници што пре по завршетку састанка добију копију акција које треба да предузму.
• Сједните што ближе вођи састанка како бисте могли све да чујете и тражите појашњење, а да не морате да подижете глас.
• Чувајте записнике на сигурном месту.
• Замолите људе да запишу своје предлоге како их не би морали пријавити на лицу места.
• Не плашите се да ћете у било ком тренутку прекинути и тражити појашњење.
• Записници су веома важни: воде се и могу се користити годинама касније. На пример, ако је проблем правни, нечија репутација може зависити од минута.
• Прочитајте неке делове Ажурирана правила наруџбине Роберта, посебно одељак који говори о томе да будете секретар.
• Запишите ствари онако како се догађају. Ако се иста тема појављује два пута, немојте је груписати.

Упозорења

• Не стављајте превише детаља у записник. Чак и ако се од вас тражи да снимате дискусије, будите што краћи и објективнији. Ограничите се да пријављујете само главне тачке које се појаве, иначе ћете бити презадовољни и попунити документе непотребним детаљима.
• Лична тумачења и осећања особе одговорне за записник не би требало да уђу у евиденцију.
• Ако је део састанка поверљив, не да пријаве. Уместо тога, напишите да је „одбор известио да је дискусија била поверљива. Стога није забележена“.
• Ако се од вас затражи да снимате поверљиву дискусију, попут састанка адвоката и вашег клијента, учините то за минут одвојен и држите га даље од записника са генералних скупштина. Означите га као поверљив и јасно ставите до знања ко ће му имати приступ.