Садржај

• Кораци
• Питања и одговори заједнице

Остали одељци

Ефективни менаџери и вође тимова активно надгледају своје запослене на разне начине како би осигурали да се особе с ниским учинком брзо дисциплинују и награде. Надгледање запослених такође вам може помоћи да идентификујете подручја у којима запосленици троше време или ресурсе компаније на приватна питања. Помоћу одговарајућег софтвера можете блокирати веб локације које су неприкладне или се не примењују на пословање. Успешно надгледање запослених, без изазивања непотребних трвења у канцеларији, требало би да буде циљ сваког ефикасног менаџера.

Кораци

Метод 1 од 4: Дефинисање очекивања

1. 

   Направите писмено објашњење својих смерница. Ваше смернице ће бити ефикасне само ако су јасно објашњене у упутству или водичу за запослене. Овај водич треба да буде лако доступан свим запосленима и да дефинише које су ваше смернице и шта ће се предузети у случају да се не следе. За било коју политику надгледања коју имате, попут надзора интернета или телефона, можда ћете желети да објасните и процес размишљања који је довео до ваших смерница. Објашњење зашто то радите може помоћи у смањењу неповерења запослених изазваног праћењем њихових активности.
   • Поставите јасне смернице за рачунање времена, рачуне (ако је применљиво), личне телефонске позиве и личну употребу интернета на послу. Охрабрите запослене да праве паузе ван радног времена, где је то потребно.

2. 

   
   
   Уверите се да су запослени упознати са овим смерницама. Ако се било која врста надзора одвија изван уобичајеног пријављивања у току, на пример да ли користите надзор телефона или интернета, требало би да директно обавестите своје запослене. Одржите састанак или пошаљите масовну е-пошту како бисте објаснили промене у политици надгледања и тачно објаснили када и како ће се подаци снимати, чувати и брисати.
   • У неким државама, попут Конектиката и Делавера, законски морате да обавестите своје запослене о било ком надзору интернета.
   • Чак и ако од вас не захтевају да обавестите своје запослене о праћењу, може доћи до реакције ако им то не кажете, а они то сами сазнају.

3. 

   
   
   Тачно следите дисциплинске смернице. Када запослени не следи ваше смернице, уверите се да су предузете наведене дисциплинске мере због тог кршења. Обавезно примените смернице подједнако на све запослене. Разјасните своје намере. Документујте дисциплинску меру и нека запосленик потпише дисциплинске планове. Ако се правилно не придржавате ових смерница, запослени ће поверовати да се ваше пажљиво постављене смернице заиста неће примењивати.

4. 

   
   
   Држите своје политике у складу са разумом. Не пријављујте се пречесто или не постављајте превише ограничавајуће интернет политике. Бучни шеф може смањити морал и учинити да се запослени осећају нервозно. Фокусирајте се на резултате, а не на процес. Ако запослени добро ради и добро ради у тиму, немојте превише да се бацате детаљима.
   • Дајте особљу вишег нивоа већу слободу. Иако би било прикладно дати привременом или административном помоћнику који мало улаже у ваше пословање рачунар који се суочава са отвореним простором који можете надгледати, особље вишег нивоа очекиваће поверење.
   • Слобода да раде на свој начин вероватно ће учинити особље вишег нивоа продуктивнијим, а не мање.

Метод 2 од 4: Процена продуктивности

1. 

   Проверите своје запослене. Повремено се пријавите са особљем у њиховој канцеларији у непланирано време. Ако члан особља често „одмиче“ од прозора када уђете или спусти телефон, можда ћете морати да изразите забринутост. Лично посматрање запослених такође вам може помоћи да конструктивно критикујете њихов рад.

2. 

   Затражите објашњење на чему је запослени радио. Један од једноставних начина да се запослени позове на одговорност је редован разговор с њима о томе како иде њихов посао. Питајте их шта су радили од вашег последњег разговора, постављајући више питања и процењујући њихове одговоре како се разговор буде развијао. Затражите детаље и опипљиве доказе резултата.

3. 

   Нека запослени документују свој рад. Нека ваш запосленик бележи напредак у свом раду у евиденцијама активности, контролним листама или извештајима о напретку. Међутим, извештаји не би требало да буду преоптерећени или „заузети“, већ треба да подстичу чланове тима и руководство да остану у контакту и на истој страници. Не бојте се тражити доказ о раду описаном у извештају када разговарате са запосленим.

4. 

   Процените радове који су у току. Ако сте забринути за продуктивност, затражите конкретне доказе о перформансама који су мерљиви и временски ограничени. Ако је запослени вођа пројекта, поставите прекретнице, али такође затражите планове и рокове за пројекат. Проверите са другим особљем како бисте били сигурни да сви чланови пројектног тима комуницирају. Лично пратите напредак дугорочних пројеката и процените њихову тачност и комплетност.
   • На пример, могли бисте да надгледате уносе података за запосленог који је додељен за управљање базом података. Можете проценити правовременост уноса, њихову тачност и придржавање смерница компаније.

5. 

   Питајте друге о интеракцији запослених. Питајте добављаче, купце и остале запослене о њиховој интеракцији са датим запосленим да бисте стекли слику о томе како се тај запослени понашао. Међутим, потребан вам је начин да повећате објективност ових запажања тако да запослени не буду неправедно заступљени. Када тражите ове информације, тражите утиске о детаљима интеракције. Затражите описе интеракција уместо евалуација. И увек будите отворени; никад не знате када се запосленог лажно представља.

Метод 3 од 4: Надгледање активности на мрежи

1. 

   Изаберите софтвер за надзор. Софтвер за надзор може се подесити на више начина. Прво што треба размотрити је постављање комплетног система са сервером. То ће укључивати заштиту од вируса и малвера, као и надзор запослених. Ако немате ИТ особље за одржавање опреме, можете да користите услугу засновану на облаку, попут Тренд Мицро Бусинесс Сецурити или Симантец Цлоуд, да бисте их добили. Ове услуге нису изузетно скупе; очекујте да ћете платити око 150 УСД годишње.
   • Ако само покушавате да пратите употребу интернета запослених и блокирате неке веб локације, то ће вам помоћи једноставнији софтверски пакет. Ова услуга ће бити јефтинија и омогућава вам надгледање и филтрирање веб страница, преглед притиска на тастере и снимање снимака екрана. На пример, Интергуард Сонар пружа ове услуге.
   • У неким случајевима ћете можда чак и моћи бесплатно да набавите основне системе за праћење. На пример, АцтивТрак надгледа системски веб промет и израђује месечни извештај за вас.

2. 

   Блокирајте штетне или неприкладне веб локације. Послодавци имају право да надгледају које веб странице њихови запослени посећују и да блокирају веб странице које сматрају неважним за пословање, неприкладним или потенцијално штетним. Углавном, послодавци блокирају одређене веб локације како би се уверили да су запослени продуктивни, попут блокирања Фацебоок-а или сајтова за трговање акцијама који им одвлаче пажњу, или како би осигурали да запослени не узнемиравају колеге или не врше корпорацијску шпијунажу.
   • Послодавци такође могу блокирати веб локације за које се сматра да су порнографске или да их мрзе.
   • Неки пакети праћења омогућавају одређена временска ограничења на одређеним врстама веб локација, на пример дозвољавајући одређено време сваког дана на сајтовима друштвених медија.
   • Када приметите да ваши запослени често посећују веб локацију која није повезана са радом, блокирајте је и пошаљите е-пошту у којој их подсећате да су у радном времену.

3. 

   Надгледајте е-пошту. Послодавци теже могу да оправдају надгледање е-поште. Пре него што прочитају било коју е-пошту запослених, запослене треба обавестити о смерницама које омогућавају читање њихових е-адреса. Поред тога, послодавцу су обично потребни разлози за сумњу због којих су читали е-поруке, попут документованог инцидента са тим запосленим. Такође је тешко послодавцима да оправдају читање е-маила ако су првобитно тврдили да ће е-маилови бити поверљиви.

4. 

   Уверите се да сте у складу са законом. Одређене мере праћења могу да омете право ваших запослених на приватност. Пре инсталирања софтвера за надзор обратите се адвокату за запошљавање. Уверите се да постоји писана документација о софтверу који су запослени потписали и да сви разумеју чему служи софтвер.

Метод 4 од 4: Увођење других врста праћења

1. 

   Снимите телефонске разговоре. Савезни закон омогућава послодавцима да надгледају телефонске разговоре запослених. Међутим, ово важи само за пословне позиве, попут позива са купцима или добављачима. Послодавцу углавном није дозвољено да надгледа личне позиве и мора престати да снима и надгледа позив када схвати да је лични. Једини изузетак од овога је ако су лични телефонски позиви изричито забрањени политиком радног места.
   • Снимање и надгледање говорне поште требало би да се врши само с оправдањем, попут документоване сумње на недолично понашање.
   • Телефонски разговори могу се снимати помоћу телефонских славина или електронског система за снимање. У неким случајевима ово може бити повезано са вашим другим софтвером за надзор.

2. 

   Поставите видео надзор. Предузећа обично користе видео надзор да би одвратила купце од крађе производа. Међутим, нека предузећа такође користе видео надзор како би се уверила да су запослени продуктивни и да не крше пословне смернице. Надгледање запослених на овај начин може вам пружити непристрасне доказе о недоличном понашању запослених, а може их мотивисати и на марљивији рад. Међутим, стални осећај посматрања запосленима може створити нелагоду и довести до пада морала. Из ових разлога, пажљиво размотрите предности и недостатке пре употребе видео надзора.
   • У многим државама видео надзор је такође пажљиво регулисан државним законом. Пре примене ове врсте надзора, проверите са државним законима.
   • Видео снимање запослених који обављају одређене активности, попут коришћења тоалета или пресвлачења, увек је незаконито и може резултирати кривичним санкцијама.

3. 

   Пратите локације својих запослених. Одређене апликације, попут Ксора и ТСхеетс, омогућавају послодавцима да прате кретање запослених путем својих паметних телефона. Ово се обично користи за праћење и одбацивање и легално је ако запослени да сагласност. Међутим, неки запослени се прате софтвером 24 сата дневно, седам дана у недељи, што би им могло пружити правни основ да туже своје послодавце због кршења приватности. Ако примените ову врсту смерница, обратите се адвокату да бисте били сигурни да то радите легално.
   • Предузећа која се баве бродарством или вожњом могу такође користити трагаче у возилима како би осигурала да возачи остану на путу. Ово је уобичајена пракса и генерално је прихватљиво.

Питања и одговори заједнице

Водим тим који се састоји од 4 члана. Који бисте алат за праћење времена препоручили?

Желео бих да препоручим ВебВорк трацкер. Користим га за потребе мог тима већ 7 месеци. Прилично је једноставан за употребу и има много корисних функција попут нивоа активности, снимака екрана, извештаја, фактура и тако даље. Штавише, приступачнији је у поређењу са другим апликацијама.

Како могу да радим дневне извештаје?

Можете испробати све-у-једном софтвер за надзор и управљање. Прикупљаће свакодневни резиме рада свих запослених и извози дневни, недељни или месечни извештај који можете да проверите или преузмете.

Компанија је установила политику према којој свако особље треба да пази кад одлази на терен или ван канцеларије и да уђе кад се врати. Како могу да решим овај проблем ако особље одбије да то уради?

Тешко је приморати запослене на то, па зашто онда не бисте искористили други начин да постигнете своју сврху? Можете испробати софтвер за надзор. Може аутоматски да бележи време пријаве и одјаве са рачунара, тако да би то било време пријаве и одјаве које желите да снимите. У супротном, можете претити својим запосленима да им неће бити тачно плаћене ако не користе тачно систем, али за спровођење овога мораћете да будете спремни. Обавезно га објавите и дајте запосленима довољно времена да се прилагоде.